Eine der wichtigsten Entscheidungen für Veranstalter ist heutzutage die Frage, ob ein Business-Forum offline oder online stattfinden soll. Jedes Format hat einzigartige Merkmale, die die Art der Kommunikation, die Teilnehmerinteraktion und die Struktur beeinflussen.
Da es keine geografischen Einschränkungen gibt, bietet ein Online-Forum die Möglichkeit, ein größeres Publikum anzusprechen. Dies eröffnet vielen Unternehmen den Zugang zu neuen Partnern und Fachkräften aus anderen Regionen oder Ländern. Neben dem Anhören von Berichten ermöglichen technische Funktionen die Teilnahme an Diskussionen, die Durchführung interaktiver Umfragen, Chat-Kommunikation und die Aufzeichnung zur späteren Ansicht. Der wichtigste Aspekt ist die Gewährleistung einer zuverlässigen Internetverbindung und der Unterstützung von Teilnehmern mit unterschiedlichem technischen Know-how.
Ein Offline-Forum ist typischerweise mit Live-Kommunikation, lockeren Bekanntschaften und der Möglichkeit zur schnellen Kommunikation verbunden. Solche Treffen fördern tiefere Verbindungen, fördern Vertrauen und bieten die Möglichkeit, Probleme bei einer Tasse Kaffee oder am Rande zu besprechen. Die Raumorganisation ist jedoch entscheidend, einschließlich der Wahl des Standorts, angenehmer Umstände und der Einhaltung des Zeitplans und der Atmosphäre der Veranstaltung.
Da es die Vorteile von Online- und Offline-Formaten vereint, erfreut sich das Hybridformat zunehmender Beliebtheit. Beispielsweise nehmen bestimmte Gäste oder wichtige Redner live teil, während andere virtuell an den Sitzungen teilnehmen können. Jedes Format stellt unterschiedliche Anforderungen an Planung, Technik und Kommunikationstaktik.
Die wichtigsten Faktoren für die Wahl des Forumsformats sind die Ziele der Veranstalter, die Zielgruppe und die verfügbaren Ressourcen. Der Erfolg der Veranstaltung hängt davon ab, inwieweit die Veranstaltungsplaner die Besonderheiten ihrer Zielgruppe berücksichtigen und bereit sind, sich anzupassen und organisatorische Probleme zu lösen.